Tool 3: Kurzchecklisten zur Wissenssicherung (Checkliste 'Weggang' und Checkliste 'Prozesswissen sichern')

 

Wissen regelmäßig zu sichern in Konstellationen, in denen sich Situationen und Rahmenbedingungen häufig ändern können, ist zwingend erforderlich, um die Prozesseffizienz zu erhalten, zu verbessern und Durchlässigkeit zu gewährleisten. Hier werden Kontrollfragen in zwei Feldern vorgeschlagen: 1) Sicherung von Prozesswissen und 2) Sicherung von Wissen bei Personalwechsel. 

 

 

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Mit diesem Tool werden zwei wichtige Wissensherausforderungen adressiert: 

Prozesswissen sichern – bestehende 'Wissensmonopole' oder #Wissensinseln' bei Akteuren (siehe Text Wissensmanagement) müssen erkannt und aufgelöst werden, damit das Wissen für den nächsten Prozessschritt verfügbar ist. Innovationsprozesse im nachhaltigen Landmanagement zeichnen sich dadurch aus, dass es sehr wenig Standard- oder Routinesituationen gibt, was den Innovationsprozess per se aufwendig macht. Für zukünftige Innovationsvorhaben oder ähnliche Situationen in späteren Phasen des Innovationsprozesses ist es daher wichtig den Prozess gut zu dokumentieren. So können Aufwände besser eingeschätzt, 'unsichtbare' Aufgaben von vorneherein besser mit eingeplant und Prozesse zukünftig effektiver gestaltet werden. 
Wissensverluste bei Weggang/ Wechsel oder Krankheit vermeiden:  Ermitteln Sie neuralgische Punkte im Wissensprozess, denn nicht bei allen Mitarbeiter_innen liegt auch für den Innovationsprozess relevantes Wissen! WO kommt es zu Problemen, wenn plötzlich ein Akteur/ eine Person ausfällt oder wechselt? An diesen Stellen können regelmäßig kleine Maßnahmen zur Wissenssicherung stattfinden (bspw. Entwickeln von Checklisten, Weiterentwicklung der Wissenslandkarten etc.)  

 

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Zeitaufwand?

Das Tool bietet Ihnen Kontrollfragen zur Wissenssicherung an, die Sie ab und zu anwenden können. Die regelmäßige Kontrolle, ob wichtige Wissensprozesse noch überall im Vorhaben reibungslos laufen, oder ob Maßnahmen ergriffen werden müssen, kann zeitaufwendig sein. Nehmen Sie sich aber die Zeit, um Prozesse zu dokumentieren und Akteure/ Personen zu identifizieren, bei denen erfolgskritisches Wissen vorliegt, damit Sie Ihre Wissensprozesse 'unter Kontrolle' haben und das Rad nicht neu erfinden müssen.   
In der Roadmap Wissensmanagement finden Sie zu diesem Thema 2 Checklisten: 'Checkliste Weggang' und 'Checkliste Prozesswissen sichern'.  Beide Checklisten sind mit Kontrollfragen versehen. 

 

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